ड्रग इंस्पेक्टर आने से पहले शायद ही कभी फ़ोन करते हैं। वे किसी मंगलवार दोपहर आ जाते हैं, जब फ़ार्मासिस्ट चाय पीने बाहर गया है, H1 रजिस्टर मालिक के बैग में है, और काउंटर के पीछे एक्सपायर्ड सिरप का एक कार्टन लौटाए जाने का इंतज़ार कर रहा है।
इनमें से कोई भी चीज़ अकेले अपराध नहीं है। साथ मिलकर ये निरीक्षण बिगाड़ देती हैं। अच्छी बात यह है कि इंस्पेक्टर क्या देखता है, यह कोई राज़ नहीं, और लगभग हर राज्य में एक जैसा है। ये चीज़ें हर दिन तैयार रखिए, तो निरीक्षण एक छोटी, उबाऊ मुलाक़ात बन जाता है — और आपको यही चाहिए।
लाइसेंस और फ़ार्मासिस्ट
आपके ड्रग लाइसेंस वहाँ लगे हैं जहाँ ग्राहक देख सकें — आम तौर पर Form 20 और Form 21, और Schedule X रखते हैं तो Form 20F भी।
लाइसेंस में जिस रजिस्टर्ड फ़ार्मासिस्ट का नाम है, वह काम के घंटों में मौजूद है, अपने रजिस्ट्रेशन सर्टिफ़िकेट के साथ। कई इंस्पेक्टर सबसे पहले यही पूछते हैं: "फ़ार्मासिस्ट कहाँ हैं?"
अगर फ़ार्मासिस्ट बदला है, तो लाइसेंसिंग अथॉरिटी को बताया गया है। जो लाइसेंस अब भी दो साल पहले जा चुके व्यक्ति को दिखाता है, वह अपने आप में मुसीबत है; बदलाव होते ही सूचना दीजिए।
ख़रीद: यह स्टॉक कहाँ से आया?
इंस्पेक्टर कुछ प्रोडक्ट उठाकर उनका ख़रीद बिल माँग सकता है।
हर ख़रीद लाइसेंस वाले होलसेलर से है, बैच, एक्सपायरी और होलसेलर के लाइसेंस नंबर वाले सही बिल पर।
ख़रीद बिल फ़ाइल में हैं और महीने के हिसाब से आसानी से मिल जाते हैं।
बिना बिल का कोई स्टॉक नहीं। न दोस्त की दुकान से, न सेल्समैन के "एडजस्ट" किए हुए, न सस्ता बेचने वाले किसी अनजान सप्लायर से।
अगर आपकी ख़रीद बैच नंबर के साथ बिलिंग सॉफ़्टवेयर में दर्ज है, तो शेल्फ़ के किसी भी बैच का बिल कुछ सेकंड में दिखा सकते हैं।
बिक्री: पर्चे और रजिस्टर
Schedule H और H1 की दवाएँ सिर्फ़ पर्चे पर बिकती हैं। फ़र्क़ के लिए पढ़िए काउंटर पर Schedule H, H1 और X।
H1 रजिस्टर अपडेट है — डॉक्टर, मरीज़, दवा, मात्रा — और तीन साल तक रखा जाता है। Schedule H1 रजिस्टर गाइड में फ़ॉर्मेट है।
बिक्री के बिल पर बैच नंबर और एक्सपायरी है, ताकि बिक्री का बैच तक पता चल सके।
कुछ भी MRP से ऊपर नहीं बिकता।
शेल्फ़ पर
एक्सपायर्ड दवाएँ अलग हैं, "एक्सपायर्ड — बिक्री के लिए नहीं" लिखे डिब्बे में, बिकने वाले स्टॉक से दूर।
कोई फ़िज़िशियन सैंपल नहीं — "Physician's sample, not to be sold" वाले पैक आपके स्टॉक में नहीं होने चाहिए।
कोई बैन प्रोडक्ट नहीं। सरकार समय-समय पर कुछ फ़िक्स्ड-डोज़ कॉम्बिनेशन बैन करती है। नए बैन नोटिफ़िकेशन देखिए और वे प्रोडक्ट हटाइए।
ठंडे में रखने वाली दवाएँ फ्रिज में हैं, 2–8°C पर, थर्मामीटर और तापमान रिकॉर्ड के साथ। देखें इंसुलिन और वैक्सीन सही तरीके से रखना।
दुकान साफ़ और सूखी है, दवाएँ ज़मीन से ऊपर और सीधी धूप से दूर।
एक फ़ोल्डर जो ज़्यादातर सवालों का जवाब है
एक ही फ़ोल्डर बनाइए — काग़ज़ का या कंप्यूटर पर — जिसमें वह सब हो जो इंस्पेक्टर आम तौर पर माँगता है:
सभी ड्रग लाइसेंस की कॉपी और रिटेंशन फ़ीस की ताज़ा रसीद।
फ़ार्मासिस्ट का रजिस्ट्रेशन सर्टिफ़िकेट और नियुक्ति पत्र।
ख़रीद बिल, महीने के हिसाब से फ़ाइल किए।
H1 रजिस्टर (और Schedule X रखते हैं तो उसके रिकॉर्ड)।
फ्रिज के तापमान का रिकॉर्ड।
लौटाए गए एक्सपायर्ड स्टॉक के रिटर्न नोट और क्रेडिट नोट।
फ़ोल्डर स्टोर में रखिए। "वह घर पर है" — यह जवाब इंस्पेक्टर सबसे ज़्यादा सुनते हैं, और सबसे कम पसंद करते हैं।
निरीक्षण के दौरान
विनम्र रहिए, जो पूछा जाए उसका जवाब दीजिए, और जो माँगा जाए वह दिखाइए। वहीं बहस मत कीजिए। अगर इंस्पेक्टर कोई कमी लिखता है, तो साइन करने से पहले निरीक्षण रिपोर्ट पढ़िए, और उसकी कॉपी माँगिए। ज़्यादातर कमियों को ठीक करने का समय मिलता है; उस समय में ठीक कीजिए और लिखित जवाब दीजिए।
असली राज़
जो स्टोर आसानी से निरीक्षण पास करते हैं, वे निरीक्षण की तैयारी करने वाले स्टोर नहीं होते। वे ऐसे स्टोर होते हैं जहाँ रोज़ का काम — बैच वाले बिल, काउंटर पर ही H1 एंट्री, हर महीने एक्सपायर्ड स्टॉक शेल्फ़ से बाहर — बस हर दिन होता है। फिर तैयारी के लिए कुछ बचता ही नहीं।
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